По закону 54-ФЗ при расчетах нужно применять ККТ и выдавать кассовый чек. В некоторых случаях его можно заменить бланком строгой отчетности – документом, который подтверждает оплату услуги. Разберем, что такое БСО, какие реквизиты он должен содержать и в каких случаях выдавать бланк вместо чека нельзя.
Что такое бланк строгой отчетности
Бланк строгой отчетности (БСО) – это первичный учетный документ, подтверждающий оплату услуги. Представим, что человек покупает билет на спектакль. Театр принимает оплату и оформляет документы:
- билет (бланк строгой отчетности) – удостоверяет, что зритель оплатил посещение спектакля;
- кассовый чек – подтверждает получение денежных средств.
Важно понимать, что это не любой документ об оплате, а специальный бланк, который используют при оказании услуг населению.
Бланки строгой отчетности бывают двух видов – фискальные и нефискальные:
- Фискальные БСО создаются в электронном виде с помощью онлайн-кассы, имеют статус кассового чека и передают сведения о расчете в ФНС.
- Нефискальные БСО печатают типографским способом и используют для внутреннего учета или в ситуации, когда по закону ККТ можно не применять. Такой документ не заменяет кассовый чек.
К видам бланков строгой отчетности можно отнести:
- билеты на мероприятия: в театр, филармонию или другое культурное учреждение;
- проездные билеты на транспорте;
- абонементы: в бассейн, фитнес-клуб или на хоккейные матчи;
- талоны: например, на парковку;
- путевки: на отдых или в санаторий;
- квитанции об оплате услуги: в парикмахерской, ателье или салоне.
Заменяет ли БСО кассовый чек?
Кассовый чек и бланк строгой отчетности часто считают одним и тем же документом. На самом деле это два разных документа с разными функциями, мы уже показали это на примере театрального билета.
До 1 июля 2019 года при оказании услуг населению можно было выдавать БСО вместо кассового чека. Сейчас при наличии обязанности применять ККТ обычный типографский бланк не заменяет чек. Вместо него можно использовать только фискальный БСО, сформированный с помощью онлайн-кассы.
Когда можно выдавать БСО вместо чека
Бланк строгой отчетности может заменить кассовый чек только при соблюдении условий:
- Услуга относится к услугам населению. Она должна входить в перечень, утвержденный приказом Росстата от 23.05.2016 № 244, с учетом кодов ОКВЭД 2 и ОКПД 2.
- Клиент является физлицом. БСО в таком порядке применяют при расчетах с гражданами, а не с организациями или ИП.
- Бланк строгой отчетности формируется в электронном виде через кассу или автоматизированную систему для бланков строгой отчетности – это тоже разновидность контрольно-кассовой техники (ст. 1.1 54-ФЗ) для формирования только БСО, а не кассовых чеков. Заранее напечатанный в типографии бумажный бланк для этого не подходит.
Отдельная ситуация – бизнес, который полностью освобожден от применения ККТ, например работает в труднодоступной местности по региональному перечню. В этом случае можно использовать бумажный БСО, напечатанный в типографии, но это не замена кассового чека: квитанцию выдают потому, что кассу можно не применять.
Мало чеков? Специальное предложение – 10 ₽ за чек. Оставьте заявку и менеджеры расскажут подробнее
Электронный БСО: форма и обязательные реквизиты
Бланк строгой отчетности, сформированный с помощью ККТ, должен содержать те же основные реквизиты, что и кассовый чек (ст. 4.7 54-ФЗ). Подробнее про обязательные реквизиты рассказали в статье – Какие обязательные реквизиты и теги должны быть в чеке >
Таблица с основными реквизитами для чека:
Форма БСО зависит от вида услуги: билет и квитанция, например, выглядят по-разному. Организация или ИП также вправе разработать собственный вариант бланка строгой отчетности. Главное – указать все обязательные реквизиты согласно требованиям закона 54-ФЗ.
Пример чека с обязательными реквизитами:
Нужно ли вести учет БСО
Способ учета бланков строгой отчетности зависит от того, как их оформляют, электронно через кассу или на бумаге через типографию.
Если БСО формируют через онлайн-кассу, отдельная книга учета не нужна. Все данные о выданных документах фиксирует фискальный накопитель и передает оператору фискальных данных, а посмотреть их можно в личном кабинете на сайте ФНС или в отчетах кассового программного обеспечения. Касса сама берет на себя функцию учета.
Для бумажных бланков, отпечатанных в типографии, действует другое правило: их фиксируют в специальной книге или журнале. Такой порядок обязателен для организаций и ИП, которые освобождены от применения ККТ, ведь без кассы автоматического учета не получится.
Саму книгу можно вести на бумаге или в электронном виде, но требования к оформлению разные. Бумажную книгу прошнуровывают, нумеруют страницы и заверяют подписью руководителя и печатью, если она есть у организации. Электронную версию вместо этого заверяют электронной подписью.
Штраф за невыдачу БСО
При оплате услуги физлицом отсутствие бланка, сформированного через ККТ, или кассового чека считается неприменением ККТ. За это предусмотрен штраф по ст. 14.5 КоАП РФ:
- для ИП и должностных лиц – 25-50% от суммы расчета без БСО или чека, но не меньше 10 000 ₽;
- для организаций – 75-100% от суммы расчета, но не меньше 30 000 ₽.
При повторном нарушении, когда сумма расчетов без БСО или чеков превышает 1 млн ₽, работу ИП или организации могут приостановить на срок до 90 суток. Должностному лицу могут запретить занимать определенные должности на срок до двух лет.
Отдельный штраф предусмотрен за невыдачу или ненаправление БСО или чека в электронном виде по требованию клиента. Для должностного лица он составляет 2 000 ₽, для организации – 10 000 ₽.
Предоставим все для работы по 54-ФЗ Облачная касса в аренду + ОФД + настройка отправки чеков клиентам и в ФНС
Главное
- Бланки строгой отчетности не отменили. Документ по-прежнему применяют при расчетах за услуги.
- С 2019 года заменить кассовый чек может только бланк, сформированный через ККТ. Бумажная квитанция для этого не подходит.
- Заменить чек БСО можно при оказании услуг населению, которые входят в установленный перечень.
- Бумажный типографский БСО без ККТ используют только те, кто полностью освобожден от применения кассы по отдельному основанию.
Частые вопросы про БСО
Можно ли выдать клиенту бумажный документ вместе с кассовым чеком?
Да, закон не запрещает дополнительно выдать клиенту БСО. Закон не запрещает дополнительно выдавать клиенту такой документ. При этом электронный бланк строгой отчетности, сформированный через ККТ, уже выполняет функцию кассового чека. Поэтому оформлять второй фискальный документ не нужно.
Нужна ли касса, чтобы сформировать электронный бланк строгой отчетности?
Да, его формируют с помощью ККТ или автоматизированной системы для бланков строгой отчетности, которая технически тоже является ККТ. Такой БСО должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законом 54-ФЗ.
Чем БСО отличается от обычного кассового чека по содержанию?
Электронный бланк содержит те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Различие в назначении платежа: кассовый чек оформляют при расчетах за товары, работы и услуги, БСО – только при расчетах за услуги.
Что делать со старыми типографскими бланками, которые остались на складе?
Бумажные квитанции об оплате, которые больше нельзя использовать, можно списать и уничтожить. Для этого комиссия оформляет акт о списании с указанием причины: отмена формы, порча или окончание срока хранения. После этого бланки уничтожают, а факт утилизации фиксируют в учете.
