Если вы принимаете оплату онлайн, но не хотите покупать кассовый аппарат, — рассмотрите виртуальную кассу. Она удобна и полностью соответствует 54-ФЗ, работает автономно без кассира и доступна с любого гаджета. В этой статье рассмотрим, как работает виртуальная касса, кому подходит, и пошагово объясним, как и где ее подключить.
Что такое виртуальная касса и чем она отличается от обычной
Виртуальная касса(ее еще называют облачной) — это онлайн-касса для фискализации интернет-платежей: с сайтов и интернет-магазинов, из соцсетей и мессенджеров, а также из мобильных приложений. Она автоматически формирует электронные чеки и передает данные о платежах в ФНС.
В отличие от стационарных касс, которые применяются в офлайн-магазинах и обязаны печатать бумажные чеки, облачные кассы работают только в интернете. Использовать их в розничных магазинах нельзя – потому что виртуальная касса не печатает чеки.
Виртуальная касса находится не у продавца, а на серверах дата-центра. Предприниматель может управлять кассой и отслеживать чеки с любого устройства по интернету.
Кому и когда нужна виртуальная касса
Виртуальная касса подходит далеко не всем бизнесам. Как правило, ее используют в интернет-магазинах и в курьерской доставке, для фискализации оплат по ссылке в соцсетях и мессенджерах.
Кейс: интернет-магазин одежды подключил виртуальную кассу для автоматической выдачи чеков при оплате картой. До этого сотрудник магазина вручную пробивал чеки и тратил на это минимум 2 часа в день. Теперь касса автоматически фискализирует платежи, а работник экономит больше 40 рабочих часов в месяц.
А вот если у вас есть физическая точка, где требуется печать бумажных чеков, то нужна обычная стационарная касса. В ситуации, когда вы принимаете еще и онлайн-оплату — например, в своем интернет-магазине или по платежным ссылкам — то для приема интернет-платежей покупать отдельную кассу в облаке не нужно.
Достаточно подключить сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру на стационарную кассу для фискализации онлайн-платежей. Сервис формирует электронный чек, передает его на физическую кассу, касса его фискализирует и отправляет данные в ОФД. Оттуда чек автоматически поступает покупателю на e-mail и в ФНС.
Внедрение виртуальной кассы помогает онлайн-предпринимателям избежать штрафов. Так, за работу без кассы ИП могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей и выше, тогда как штраф для ООО в разы больше (от 30 тысяч рублей и выше). Штрафы за продажу через интернет без чеков еще суровее – до 10 тысяч рублей за каждый (!) из них. Те же суммы касаются и ошибок в чеках.
Преимущества виртуальной кассы
- Работает без кассира.
- Фискализирует платежи круглосуточно.
- Доступна с любого устройства.
- Интегрируется с сервисами.
- Фискализирует платежи с разных каналов.
- Показывает данные в реальном времени 24/7.
- Формирует отчеты в любой момент.
- Мгновенно сообщает об ошибках.
Виртуальная касса автономна – она сама открывает и закрывает смены, принимает платежи и пробивает чеки. Не нужно контролировать процесс и переживать за ошибки.
Даже ночью все операции проходят корректно и отправляются в ФНС без вашего участия.
Проверяйте чеки и следите за выручкой с телефона, планшета или ноутбука.
Подключается к интернет-эквайрингу, сайту и CRM. Можно объединить несколько сайтов и платежных систем в одной кассе.
Если покупатели одновременно оплачивают товар по платежной ссылке и в интернет-магазине, касса моментально отправит всем электронные чеки.
Статусы чеков, выручка и средний чек всегда под рукой.
Можно получить статистику за любой период — удобно для анализа и бухгалтерии.
При сбое или не пробитом чеке касса сразу уведомит вас.
Еще одно важное преимущество виртуальной кассы – экономия. К примеру, виртуальную кассу Бизнес.Ру не нужно покупать — ее можно арендовать и сразу начать работу.
Касса размещена в надежном дата-центре с резервным питанием и стабильным интернетом, поэтому работает без перебоев даже при отключении света или связи. Можно спокойно заниматься другими вопросами бизнеса – специалисты компании следят за работой кассы, обновляют ПО, контролируют сроки фискального накопителя и ОФД, исправляют ошибки и при необходимости перепробивают чеки. Все это обойдется до 30 000 ₽ дешевле по сравнению с покупкой обычной кассы и ее обслуживанием.
Как работает виртуальная касса по 54-ФЗ
Пошаговый план работы виртуальной кассы:
- Покупатель оплачивает покупку онлайн – банковской картой, СБП, Т-Pay, SberPay, AlfaPay, МирPay, Подели, Долями, ЮMoney, рассрочкой и др.
- Платежная система переводит средства покупателя на расчетный счет продавца. После успешной оплаты интернет-эквайринг передает данные транзакции в виртуальную кассу.
- Виртуальная касса формирует фискальный чек в электронном виде, в котором уже указаны все нужные реквизиты. Данные проходят через фискальный накопитель (ФН) — шифруются и кодируются.
Без ФН касса работать не может — он обязателен для любой кассы, в том числе виртуальной. Сроки действия накопителя разные – о том, какой подойдет именно вам, читайте в нашей статье.
- Данные уходят оператору фискальных данных (ОФД). Задача ОФД — принимать зашифрованные чеки от кассы и передавать их налоговой автоматически. По закону ОФД обязан хранить данные в течение 5 лет и гарантировать сохранность.
Связь с ОФД должна быть постоянной, чтобы не было задержек, ошибок и дублирования данных. Информация об ошибках в чеке, очередях на кассу в режиме реального времени доступна в личном кабинете виртуальной кассы от Бизнес.Ру.
- Покупатель получает электронный чек – как правило, по e-mail или в SMS. Каждый такой чек содержит обязательные реквизиты: ИНН продавца, адрес, перечень товаров/услуг, сумму, дату/время, номер ФН, подпись. Клиент может открыть или сохранить чек, предъявить его при возврате или в споре.
Электронный чек имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, если все реквизиты соблюдены. Удобно, что в облачных решениях чек хранится на сервере, и при необходимости можно запросить повторно.
Для того, чтобы касса работала четко по этому плану и без ошибок, проще использовать сервис, который автоматизирует все эти шаги. Допустим, Бизнес.Ру Онлайн-Чеки берет на себя интеграцию кассы с платежными системами, формирует чеки и поддерживает все их типы (полный, аванс, возврат, корректировки), отправляет данные в ОФД, а также автоматически рассылает чеки покупателям и в ФНС.
Как подключить виртуальную кассу: пошаговая инструкция
Подключить виртуальную кассу несложно, особенно если вы используете сервис Бизнес.Ру Онлайн-Чеки. Вот основные этапы настройки кассы в нашей системе. Следуя им, вы начнете принимать онлайн-платежи законно уже в день подключения.
- Выберите тариф — например, тариф «Оптимальный» или «Почековый». А если не знаете, какой из них закроет потребности вашего бизнеса, вам подскажет менеджер.
- Заключите договор с ОФД — в виртуальную кассу от Бизнес.Ру это уже включено, отдельная регистрация не нужна. К тому же это бесплатно.
- Зарегистрируйте кассу в ФНС — это обязательно, без этого с кассой работать по закону не получится. Можно пройти регистрацию самому – но придется лично идти в ФНС с кипой документов, причем дважды. Или обратиться к нашему специалисту, который выполнит все онлайн за час без визита в налоговую. Вам потребуется лишь включить компьютер.
- Настройте интеграцию кассы с сайтом, CRM или платежной системой. Специалисты Бизнес.Ру помогут настроить всю цепочку отправки чека под ключ – вам не нужно переживать, что придет штраф из-за ошибок в чеке.
- Проведите тестовый чек — убедитесь, что фискализация и отправка чека покупателю работают.
Индивидуальный подбор кассы для вашего бизнеса
Точно скажем, нужна ли вам касса по закону
Учтем систему налогообложения
Оценим количество чеков
Проверим необходимость в маркировке
Как пользоваться виртуальной кассой
После подключения предприниматель получает доступ к личному кабинету – все управление кассой происходит в нем онлайн:
- Просмотр чеков, статистики и отчетов по продажам.
- Автоматическая фискализация при каждом платеже – без участия владельца кассы.
- Формирование чеков возврата и коррекции.
- Выгрузка Х- и Z-отчетов в один клик.
- Заботливая техподдержка в чате и по телефону.
Выводы
Виртуальная касса — современный онлайн-сервис для проведения интернет-платежей. Она работает по 54-ФЗ, автоматически формирует и фискализирует чеки и отправляет их в налоговую и покупателю.
Облачную кассу используют в интернет-магазинах, в курьерской доставке, а также при оплате по ссылке в соцсетях и мессенджерах. Если есть офлайн-точка и свой интернет-магазин, сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру поддерживает вариант «2в1» — проводит чеки с онлайн и офлайн покупок.
Электронный чек виртуальной кассы содержит все обязательные реквизиты по 54-ФЗ и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Он хранится на сервере, поэтому при необходимости его можно открыть или отправить повторно.
Виртуальная касса — необходимость для бизнеса, который принимает онлайн-платежи. Она автоматизирует всю цепочку: от оплаты до фискализации и передачи данных в налоговую, снижает ошибки, избавляет от закупа оборудования и бюрократии.
12 месяцев аренды облачной кассы в подарок!
Узнайте, как получить предложение
Акция только до 14 декабря
*Подробнее об условиях проведения акции можно узнать в разделе «Меню - Акции» или позвонить по номеру 8 (800) 700-28-10
