Использовать кассу и выдавать чеки гостям обязаны все представители гостиничного бизнеса: отельеры, владельцы глэмпингов, турбаз и хостелов.
В статье мы разберем, какое решение лучше подойдет для онлайн-бронирования номеров и какую онлайн-кассу выбрать для гостиницы: облачную или стационарную.
Когда гостиничному бизнесу нужна касса
Кассовые аппараты по закону 54-ФЗ обязаны применять все ИП и компании, которые ведут расчеты с физлицами. Гостиницы, хостелы и отели тоже подпадают под эти требования.
Онлайн-касса требуется отелям при заселении/выезде гостей, при оформлении онлайн-бронирования с предоплатой, при возврате средств. Также через кассу производится оплата за дополнительные услуги: спа, еда и напитки в номер, химчистка.
В ст. 2 закона 54-ФЗ есть список исключений, который освобождает некоторые категории от применения ККТ. Напрямую гостиницы не упоминаются в этом перечне. Однако они могут относиться к пункту о тех, кто предоставляет услуги в отдаленных или труднодоступных населенных пунктах (отели, турбазы, глэмпинги и др).
Освобождение от применения кассы не снимает с гостиничного бизнеса обязанность выдать чек гостю о подтверждении оплаты.
Какая касса подходит гостиницам и отелям
Выбор кассы для гостиницы зависит от того, как принимаются платежи: по факту заселения, через сайт, частично онлайн и частично по факту заселения.
Оплата по факту заселения
Если расчеты с гостями происходят только на месте на стойке регистрации, при заселении гостей, достаточно установить стационарную кассу. Выбрать можно любую модель: смарт-терминал Эвотор, фискальный регистратор Атол и т. д.
Оплата через сайт гостиницы
Если гостиницы предлагают услуги онлайн-бронирования номеров через свой сайт, то нужна облачная касса. Чаще она оформляется в аренду и это удобно тем, потому что хранение и обслуживание возьмет на себя провайдер.
Облачная касса автоматически формирует электронный чек на предоплату, полный расчет, аванс. Гость получает кассовый документ на почту вместе с уведомлением о бронировании номер. Чек также направляется в ФНС через ОФД.
С облачной кассой отели не теряют клиентов, так как онлайн-бронирование доступно 24/7, оплата и выдача чека проходят без участия кассира.
Оплата на сайте и по факту заселения
Отельеры могут предложить комбинированный вариант оплаты гостям: внести предоплату на сайте, остальную часть доплатить при заселении.
В таком случае, есть два решения фискализации. Первый вариант: установить физическую кассу в гостинице и арендовать облачную для сайта. Второй вариант: установить на физическую кассу в гостинице сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру, чтобы принимать все платежи через одну ККТ. Тогда гости за онлайн-бронирование будут получать электронные чеки, при оплате по факту заселения бумажный или онлайн-чек на выбор.
Знаем все про прием оплат в интернете Расскажем, как выбрать и подключить онлайн-кассу для гостиницы
Что еще потребуется для работы по 54-ФЗ
Для легальной работы потребуется следующее:
- Оператор фискальных данных (ОФД). Организация, через которую сведения о чеках автоматически передаются в налоговую службу. Для законной работы с ККТ заключение договора с ОФД обязательное требование.
- Фискальный накопитель. Специальное устройство, встроенное в кассу и предназначенное для хранения данных о чеках. Накопители выпускаются с периодом действия на 15 или 36 месяцев.
- Интернет-эквайринг. Услуга банка, которая позволяет безопасно принимать онлайн-оплату. От нее зависит разнообразие способов платежа. Эквайринг не заменяет облачную кассу, а работа с ней в связке.
Особенности работы с кассой для сезонных баз отдыха
Для сезонного бизнеса подойдет аренда облачной кассы с заморозкой. Владелец бизнеса имеет возможность приостановить действие тарифа в межсезонный период, чтобы сохранить оставшийся срок его использования на будущее. Как только начнется сезон, тариф можно снова активировать.
Перед закрытием сезона надо проконтролировать, закрыта ли смена на кассе и все ли данные переданы налоговой. Касса с ОФД может держать непереданные данные до 30 дней, но после этого срока она блокируется.
Готовое решение для гостиничного бизнеса Интернет-эквайринг + облачная касса + ОФД — все включено в тариф
Штраф за онлайн-бронирование номеров без кассы
Хотите работать без штрафов от ФНС? Подберем решение для легального приема оплат за онлайн-бронирование номеров
Главное
Гостиничный бизнес должен использовать онлайн-кассу и выдавать чеки, если принимает оплату от физлиц.
Выбор кассы зависит от формата работы:
- Если оплата принимается только по факту заселения, то подойдет физическая ККТ.
- Если есть услуга онлайн-бронирования с предоплатой через сайт, нужна облачная касса.
- Если совмещается офлайн- и онлайн-оплата, можно использовать стационарную кассу, установив на нее сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру.
