Кто обязан использовать онлайн-кассу в 2026 году

В статье расскажем, какой закон устанавливает требования к применению онлайн-кассы, кто должен использовать ККТ при расчетах, а кто вправе работать без нее. 

Какой закон регулирует работу с онлайн-кассами

Закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» определяет порядок использования ККТ. Он обязует ИП и организации передавать сведения о проведенных расчетах в ФНС через операторов фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени.

При работе с онлайн-кассой нужно соблюдать основные правила:

• регистрировать ККТ и использовать модель, включенную в реестр ФНС;
• применять фискальный накопитель, соответствующий требованиям закона;
• формировать бумажный или электронный чек при каждом расчете, выдавать его покупателю и отправлять в ФНС;
• указывать в чеке обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7;
• использовать кассу по адресу, указанному при ее регистрации;
• хранить фискальный накопитель 5 лет с даты окончания его использования в составе ККТ.

Основные требования к онлайн-кассам и фискальным накопителям перечислены в ст. 4 и 4.1 закона, правила работы ККТ – в ст. 4.3.

Когда касса нужна: общие требования закона

Закон обязует использовать ККТ, если расчет происходит:

• с физлицами за товары, работы или услуги;
• между организациями и (или) ИП наличными или с предъявлением электронного средства платежа (ЭСП);
• в форме аванса, предоплаты, зачета или возврата аванса;
• в кредит или рассрочку, при погашении займа;
• с иным встречным предоставлением за товары, работы или услуги;
• при возврате денег покупателю;
• в сфере азартных игр при приеме ставок и интерактивных ставок, а также при выплате выигрышей;
• при реализации лотерейных билетов и выплате лотерейных выигрышей.

Какие именно транзакции считаются расчетами, указано в ст. 1.1 54-ФЗ. 

Отметим, способ расчета не влияет на обязанность применять ККТ. Неважно, как покупатель оплачивает товар или услугу: банковской картой, через СБП или pay-сервис. Если плательщик – физлицо, за оплату нужно оформить кассовый чек.

Продавец маркированных товаров тоже применяет кассу. Сначала код Data Matrix сканируют, данные уходят на проверку в «Честный ЗНАК». Если система отправляет положительный ответ, касса формирует чек с кодом маркировки. ОФД передает в систему маркировки сведения о выбытии товара из оборота.

Кто может работать без кассы

Закон 54-ФЗ предусматривает исключения, при которых касса не нужна. Самые частые:

• расчеты в местностях из регионального перечня отдаленных и труднодоступных территорий;
• безналичные расчеты между ИП и ООО без предъявления электронного средства платежа (ЭСП).

Оба случая касаются конкретных условий и не отменяют требование кассы для бизнеса в целом.

Полный перечень исключений и условия для каждого из них собрали в статье – Когда можно работать без кассы по 54-ФЗ >

Онлайн-касса для УСН, ОСНО

Для предпринимателей подключение онлайн-кассы обязательно в следующих случаях, если они:

• принимают оплату от физических лиц через сайт, интернет-магазин, офлайн-точку, социальные сети или мессенджеры;
• реализуют товары собственного производства.

Наличие или отсутствие наемных работников на обязанность устанавливать ККТ не влияет.

ООО и ИП на УСН вправе работать без кассы, если проводят расчеты с организациями и ИП безналичным способом без предъявления ЭСП, либо ведут деятельность в местности из перечня труднодоступных или отдаленных территорий. Другие основания для освобождения зависят от конкретного вида деятельности, полный список в статье выше.

Для ОСНО действуют те же правила, отдельных льгот по кассе для этого режима закон не предусматривает.

Подробнее о применении кассы рассказали в статье – Облачная касса для ИП и ООО на УСН: как подключить>

Онлайн-касса для ПСН

Если предприниматель на ПСН ведет деятельность, которая указана в перечне из п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ, он может не использовать онлайн-кассу при расчетах.

Важно! Освобождение от ККТ действует только при соблюдении условий:

1. Полученные деньги должны быть связаны именно с тем видом деятельности, который позволяет работать без кассы. Например, ИП получил патент на ремонт и пошив швейных изделий из текстильных материалов. При оплате таких услуг применять ККТ не нужно.
   Если тот же предприниматель дополнительно продает готовую одежду через онлайн-магазин, расчеты за эти товары уже нужно проводить с использованием кассы.
2. Вместо кассового чека покупателю или клиенту необходимо передать документ, который подтверждает факт расчета.

Если деятельность ИП на патенте не относится к исключениям, предусмотренным п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ, нужно применять онлайн-кассу и выдавать покупателям кассовые чеки.

Подробнее о правилах работы с ККТ на патенте в статье – Онлайн-касса для ИП на ПСН: когда нужна по 54-ФЗ>

Онлайн-касса для АУСН

Экспериментальный налоговый режим не освобождает бизнес от применения ККТ. Касса обязательна, если:

• бизнес не работает в труднодоступной местности;
• ИП или организация не проводит безналичные расчеты с юрлицами с расчетного счета на расчетный счет;
• деятельность не относится к другим случаям освобождения от применения ККТ, установленным 54-ФЗ.

У режима есть свои особенности и правила оформления чеков, о которых рассказали в статье – Нужна ли касса для АУСН>

Онлайн-касса для ЕСХН

ИП на едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН) в большинстве случаев обязаны применять ККТ.

С 1 марта 2025 года плательщики ЕСХН могут не использовать онлайн-кассу при торговле на розничном рынке, ярмарке или выставке не более чем на трех точках общей площадью до 15 кв. м, включая склады.

Если товар находится в прицепе автомобиля, павильоне или другом закрываемом пространстве, ККТ обязательна. При продаже товаров в открытом доступе, которые нельзя убрать на хранение, кассу можно не применять.

Также от ККТ освобождены ИП на ЕСХН, работающие в отдаленных или труднодоступных местностях. Перечень таких территорий публикует правительство региона.

Как и при других налоговых режимах, ИП на ЕСХН могут не применять ККТ при безналичных расчетах с ИП или ООО без предъявления ЭСП.

Онлайн-касса для ООО

Организации, которые принимают оплату от физлиц, обязаны применять онлайн-кассу, в том числе при расчетах через интернет. После оплаты компания должна сформировать и передать покупателю чек.

Работать без ККТ допускается при безналичных расчетах с другими юрлицами или ИП через расчетный счет без использования банковской карты.

От ККТ также освобождены ТСЖ, потребительские кооперативы, СНТ, арендодатели и другие организации в случаях, предусмотренных законом. Кассу можно не применять и при работе в отдаленных или труднодоступных населенных пунктах.

Какая касса подойдет для ООО, разобрали в статье – Нужна ли онлайн-касса для ООО>

Онлайн-касса для самозанятых

Самозанятые и ИП на НПД формируют чек через приложение «Мой налог», ККТ использовать они не обязаны. Условие: доход не выше 2,4 млн ₽ в год, без наемных сотрудников и без чужой или маркированной продукции.

Подробнее на вопрос ответил эксперт Бизнес.Ру – Нужна ли касса ИП на НПД, самозанятым>

Касса для ИП без работников

Отсутствие наемных работников само по себе не освобождает ИП от кассы, если он принимает оплату от физлиц онлайн. Исключение работает только для отдельных ситуаций и видов деятельности, а не для всех ИП без сотрудников в принципе. 

Путаницу часто вызывает смешение с режимом НПД, где освобождение действительно завязано на статус самозанятого.

Детальнее разобрали ситуацию с экспертом – Нужна ли касса ИП без работников >

Онлайн-касса для интернет-магазина

Интернет-магазину нужна онлайн-касса, если он принимает оплату от физических лиц независимо от способа оплаты (карта, СБП, pay-сервис). При расчетах через интернет касса должна:

• фискализировать полученный от покупателя платеж;
• сформировать кассовый чек и передать его клиенту;
• отправить фискальные данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Под эти требования подходит облачная касса, она формирует электронные чеки за любые виды онлайн-платежей в интернете. 

Когда интернет-магазин может работать без собственной кассы:

• Прием платежей полностью передан посреднику, например курьерской службе.
• Расчеты проходят только с юрлицами и ИП без использования банковской карты (п. 9 ст. 2 закона 54-ФЗ). 
• Сайт используется только для оформления заказов без приема оплаты. 

Если у интернет-магазина есть собственный курьер, принимающий оплату на выезде, у курьера должна быть ККТ – переносная касса или касса в смартфоне. 

Если в ПВЗ интернет-магазина принимают оплату от покупателей, в пункте нужно установить стационарную ККТ. Когда заказы оплачены заранее онлайн и в ПВЗ только выдают товары, касса в пункте выдачи не требуется.

Подробный разбор тарифов, критериев выбора и порядка подключения есть в статье – Как выбрать кассу для сайта интернет-магазина в 2026 году >

Главное

По закону использовать онлайн-кассу в 2026 году обязано большинство представителей бизнеса – независимо от способа приема оплаты. Игнорирование требований приведет к штрафу от налоговой и даже приостановке деятельности.

Работать без кассы могут самозанятые и небольшой список предпринимателей, которые подпадают под исключения.

Частые вопросы

Нужна ли касса, если оплата проходит только через сайт, без наличных?

Да, форма оплаты не влияет на обязанность применять кассу: чек нужен так же, как и при наличном расчете, будь то оплата картой, СБП или другим электронным средством платежа.

Можно ли обойтись без кассы, если бизнес только начинается и продаж мало?

Небольшой объем продаж не освобождает от кассы сам по себе. Даже проведение разового платежа, подпадающего под требования 54-ФЗ, требует подключения онлайн-кассы. 

Может ли эквайринг заменить онлайн-кассу?

Нет, эквайринг не заменяет онлайн-кассу. Это разные услуги: эквайринг позволяет принять оплату – перевести ее со счета покупателя на счет бизнеса, а ККТ фискализирует платеж и формирует кассовый чек в соответствии с законом 54-ФЗ.