Облачная онлайн-касса: что нужно знать

Облачная онлайн-касса нужна интернет-магазину или бизнесу, который принимает онлайн-оплату от физлиц. принимает платежи дистанционно и не выдаёт бумажные чеки. В статье расскажем, что такое облачная касса и чем она отличается от физического терминала, как выбрать правильного поставщика и подключить кассу к интернет-магазину.

Что такое облачная касса

Облачная касса — это такой же физический аппарат, как и любой другой вид онлайн-кассы. Используется такая касса для фискализации онлайн-оплат.

Одно из основных отличий виртуальной кассы от стационарной — выдача не бумажных чеков, а электронных. Она регистрирует кассовые операции, принимает информацию о проведенных онлайн-платежах и автоматически формирует чеки по ним. Далее отправляет электронные чеки клиенту и в ФНС через ОФД. Покупателю чек приходит по электронной почте, в SMS или через мессенджер.

Согласно 54-ФЗ для работы с облачной кассой также необходимо:

• зарегистрировать ее в ФНС;
• приобрести фискальный накопитель;
• оформить договор с ОФД;
• интегрировать ее с платежными системами для приема онлайн-оплаты.

Чаще облачную кассу арендуют, поскольку компания-арендодатель занимается ее обслуживанием, хранением в специальном дата-центре, помогает с регистрацией и решением проблем по всей цепочке оплаты.

Особенности работы облачной кассы

Облачная касса полностью соответствует требованиям 54-ФЗ. Она не только автоматически формирует онлайн-чеки, но и самостоятельно открывает и закрывает кассовые смены. Это удобно, потому что онлайн-оплаты в интернет-магазине проходят круглосуточно, и чеки отправляются 24/7.

Она также легко интегрируется с интернет-магазином или мобильным приложением, что делает работу более доступной и легкой при онлайн-торговле. Если у бизнеса есть курьеры, они также могут принимать оплату-онлайн через специальное приложение на смартфоне, которое интегрируется с облачной кассой (например, с приложением «Мобильный кассир» от Бизнес.Ру).

Кому подходит виртуальная касса

Облачная касса подходит для бизнеса, осуществляющего интернет-продажи. Виртуальную кассу могут использовать:

• интернет-магазины;
• веб-сайты;
• онлайн-школы;
• сервисы онлайн-бронирования;
• все, кто предлагает онлайн-услуги в интернете.

Облачная касса также обязательна в интернет-магазинах, при продажах через социальные сети, мобильные приложения.

Кто не может использовать облачную кассу

Облачная касса не подойдет для розницы. По закону, если покупатель покупает что-то в физическом магазине, то оплата должна быть проведена в месте продажи с использованием физического терминала ККТ. Таким образом, для розницы требуется стационарная онлайн-касса для выдачи бумажных чеков.

Также облачная касса не подойдет для самозанятых и ИП на НПД, потому что по закону 54-ФЗ им не нужно выдавать фискальные электронные чеки покупателям.

Как работает облачная касса

Облачная касса фискализирует разные способы онлайн-оплаты, совершенные банковской картой, через электронный кошелек, платежную ссылку, QR-код и др. Схема работы выглядит следующим образом:

1. Клиент совершает онлайн-оплату через платежную форму.
2. Интернет-эквайринг переводит деньги на р/с ИП и передает данные на кассу.
3. Облачная касса фискализирует платеж, после формируется электронный чек.
4. Далее чек автоматически отправляется в ОФД.
5. ОФД пересылает чек клиенту (по электронной почте или через SMS) и в ФНС.

Стоимость облачной кассы

Покупка облачной кассы в собственность обходится дорого, поскольку приобретать необходимо также: фискальный накопитель, договор с ОФД, лицензию на ПО, а также обслуживать кассу и нанимать технического специалиста во время перебоев с кассой.

В таком случае аренда кассового аппарата обходится выгоднее. Как правило, в аренду включены все услуги: хранение, обслуживание, ОФД, помощь с регистрацией в ФНС, техподдержка.

Например, Бизнес.Ру «Онлайн-Чеки» предоставляет несколько выгодных тарифов, которые подойдут для любого типа онлайн-бизнеса:

• Почековый — 1 600 ₽/мес за 1500 чеков.
• Оптимальный (12 месяцев) — 2 300 ₽/мес.
• Оптимальный (36 месяцев) — 1 850 ₽/мес.

В обслуживание входят:

• техническая поддержка;
• помощь с регистрацией в ФНС;
• договор с ОФД;
• мобильное приложение для анализа продаж;
• возможность проведения интеграции кассы с интернет-эквайрингом;
• прием платежа через NFC;
• поддержка на всей цепочке оплаты;
• интеграция с приложением для курьеров «Мобильный кассир».

При аренде на тарифе «Почековый» дополнительно оплачиваются услуги по сопровождению работы с налоговыми органами и приоритетная линия поддержки. В тарифе «Оптимальный» эти услуги уже включены в стоимость.

Отметим, что предприниматели приобретают фискальный накопитель отдельно — его стоимость не включена в арендную плату за кассу. Перед покупкой стоит проконсультироваться с оператором, чтобы определить, какой именно накопитель вам потребуется — на 15 или 36 месяцев. Срок действия ФН зависит от вашей системы налогообложения, а также от типа бизнеса и предлагаемых товаров или услуг.

Что обычно включено в цену облачной кассы

• Стартовые услуги

Большинство операторов облачных касс предлагают поддержку при регистрации кассы в налоговых органах. Это можно сделать как через личный кабинет ОФД, так и напрямую в кабинете ФНС. При совершении ошибок в заполнении заявления, дополнительные расходы (например, ошибка в указании номера ФН — покупка нового) на себя берет компания-арендодатель (так работает компания Бизнес.Ру).

В большинстве сервисов услуги ОФД уже включены в тариф, что избавляет от необходимости подписывать дополнительные соглашения. Многие сервисы предлагают бесшовные интеграции с различными CMS интернет-магазинов, банками и другими платежными системами для приема платежей.

• Поддержка

Провайдер отвечает за бесперебойную работу кассы. Все вопросы, касающиеся сбоев в формировании чека, решает компания-арендодатель.
Уровень поддержки может существенно различаться у разных операторов. Например, поддержка может быть доступна только в рабочие часы, 24/7 или через определенные каналы, такие как чат. Некоторые операторы взимают дополнительную плату за телефонную поддержку. Скорость реагирования на проблемы также может варьироваться.

Для предпринимателя удобнее выбрать того провайдера, который решает любые вопросы с приемом онлайн-оплат (интернет-эквайринг) и отправкой чеков.

• Обновления кассы, проактивный мониторинг

К таким относятся оповещение о замене фискального накопителя, обновления ПО. Провайдер уведомляет клиента о необходимости замены ФН ближе к истечению его срока действия — покупка нового накопителя ложится на клиента, установка на оператора. Кроме того, компания может обеспечить хранение фискального накопителя после окончания его срока. В случае поломки или брака ФН, она организует гарантийную замену. Также компания осуществляет обновление ПО онлайн-кассы в случае изменений в законодательстве.

Как выбрать поставщика облачной кассы

Как определить, какую облачную кассу выбрать? При выборе подходящей облачной кассы важно учитывать, объем чеков за определенный период, необходимость в качественной технической поддержке и совместимость вашей CMS с выбранным сервисом. Вот несколько критериев, которые стоит учесть:

• Тарифы
  Обращайте внимание не только на стоимость аренды самой кассы, но и на общие затраты, включая приобретение фискального накопителя, услуги ОФД и кассовые программы. Многие компании предлагают комплексные решения, которые включают подключение, регистрацию кассы в ФНС и даже электронную подпись.
• Репутация
  Выбирайте компании с хорошей репутацией на рынке и положительными отзывами от клиентов.
• Техническая поддержка
  Важно, чтобы техническая поддержка была оперативной и доступной круглосуточно, без выходных. Пользователи должны иметь возможность получить помощь в любое время, так как задержка с выдачей чека может привести к штрафам для предпринимателя.
• Условия
  При подключении облачной кассы для ИП лучше выбирать компанию, которая берет на себя все заботы по подключению, регистрации и заключению договора с ОФД. Арендодатели часто предлагают тарифы с оплатой за год вперед, что может быть более выгодным, чем ежемесячные платежи. Стоимость аренды зависит от количества касс, и при больших объемах может понадобиться несколько устройств.

Не забывайте, что фискальный накопитель приобретается, а не арендуется, и его цена может различаться.

Как подключить облачную кассу: пошаговая инструкция

Чтобы подключить облачную кассу, надо пройти несколько этапов:

• Купить фискальный накопитель. Его необходимо подобрать в соответствии с типом вашего бизнеса.
• Зарегистрировать кассу и ФН в налоговой службе через ОФД или на портале ФНС.
• Оформить договор с ОФД для законной отправки чеков.
• Получить ЭЦП. Заявку на получение можно подать удаленно через сайт соответствующей организации.
• Интегрировать кассу с платежной системой и сайтом.

После успешной регистрации организация получит карточку регистрации ККТ, доступную в личном кабинете на сайте налоговой службы. Теперь облачная касса для ООО и ИП готова к работе и может принимать платежи через интернет-эквайринг в соответствии с 54-ФЗ.

При аренде кассы обслуживание процессов, связанных с отправкой электронных чеков, берет на себя поставщик услуг, например, так делает Бизнес.Ру «Онлайн-Чеки».
Сопровождение в работе включает:

• помощь в регистрации ККТ в ФНС;
• заключение договора с ОФД;
• настройку онлайн-кассы;
• интеграцию с CMS и платежными сервисами;
• техподдержку.

Когда касса будет подключена, зарегистрирована и интегрирована с эквайрингом, чеки с облачной кассы будут автоматически отправляться в налоговую и клиенту после каждой транзакции.