Как проверить проведенные чеки на онлайн-кассе

Правильно сформированный кассовый документ может спасти ИП от нарушений норм закона 54-ФЗ. Чтобы удостовериться, что при работе с кассой вы верно пробили фискальный документ, а его данные оправились в налоговую, следует проверить чек онлайн-кассы. 

В статье расскажем, как проверить проведенные чеки и как посмотреть чеки в личном кабинете ОФД.  

Что такое чек в онлайн-кассе

Онлайн-касса — это специальное компьютерное устройство, которое хранит данные о проведенных расчетах, на их основании формирует фискальные документы и автоматически направляет данные в ОФД и ФНС. 

При осуществлении расчета с клиентом продавец вбивает данные о проданном товаре, а ККТ немедленно создает кассовый чек.
При этом многие реквизиты заполняются кассой автоматически, например, регистрационный номер и модель фискального накопителя (ФН), номер регистрации кассового аппарата, ИНН пользователя контрольно-кассовой техники.

Чек в онлайн-кассе является главным кассовым документом, подтверждающим факт расчета между продавцом и покупателем и отражающим денежные операции конкретного ИП для его отчетности перед налоговым органом. 

Что такое электронный чек

Электронный кассовый чек — это аналог бумажного фискального документа, который соответствует всем требованиям 54-ФЗ и в момент расчетов направляется покупателю по электронной почте или SMS.

Как и бумажный, онлайн-чек должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные статьей 4.7 закона 54-ФЗ:

• название документа;
• номер кассовой смены;
• дата, время и адрес проведения расчетов;
• наименование юрлица или ФИО ИП — пользователя кассы;
• ИНН пользователя ККТ;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (приход или расход);
• наименование товаров\работ\услуг их цена и количество;
• форма расчета (наличными или безналично);
• должность и фамилия кассира;
• регистрационный номер ККТ и ФН;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта ФНС для проверки чека на подлинность;
• адрес электронной почты отправителя
• номер смены;
• QR-код.

В документе могут присутствовать дополнительные реквизиты. Например, код товара, если осуществляется продажа продукции, подлежащей обязательной маркировке.

В любом случае, фискальный документ должен быть четким и легко читаемым согласно ч.8 ст. 4.7 закона о ККТ.

Проверка электронных чеков на онлайн-кассе

Чтобы предпринимателю проверить кассовый чек онлайн-кассы, нужно зайти в личный кабинет ККТ.

Посмотреть все пробитые бланки строгой отчетности можно в кабинете пользователя в кассовой программе на ПК или в мобильном устройстве.

Порядок доступа и внешний вид кабинета зависит от Компании, которая предоставила кассовое ПО. Обычно программы имеют схожий интерфейс и вкладку «меню» с разделом чеков. 

Например, личный кабинет облачной кассы от Бизнес.Ру выглядит так:

На персональной странице видна вся информация о проведенной операции: номер фискального документа, дата его создания, контакт покупателя (в этом случае адрес электронной почты, на которую придет чек), итоговая денежная сумма,  признак и способ расчета и т.д.

В личном кабинете легко отследить статус отправки кассового документа: ошибочные чеки ярко выделяются красным.  При нажатии на него, выйдет необходимая информация и причина ошибки:

Фискальный документ можно будет немедленно перепробить, указав корректные данные. 

Как проверить проведенные чеки

Пробитые фискальные документы ИП может проверить с помощью кассовой программы и в базе ОФД. 

Покупатель может проверить чек онлайн-кассы различными способами: на официальном сайте оператора фискальных данных или налоговой,
в мобильном приложении от ФНС и в личном кабинете кассы.

Рассмотрим все случаи подробнее.

Как посмотреть чеки в базе ОФД

Согласно 54-ФЗ, пользователь ККТ обязан заключить договор с оператором фискальных данных. Как правило, операторы предоставляют пользователям личный кабинет, в котором сохраняется информация обо всех чеках. 

Осуществить проверку бланка строгой отчетности можно по поиску. Для этого продацу нужно зайти в личный кабинет ОФД и выполнить поиск, отфильтровав фискальные документы по следующим параметрам: касса, смена, дата и точка продажи, сумма и признак расчета и т.д.

Найденный дубликат можно отправить на электронную почту покупателя или распечатать на бумажном носителе.

Проверку может осуществить и покупатель. База ОФД чеков позволит клиенту проверить фискальный документ, выданный ему продавцом после покупки. 

Проверить чек на законность здесь: Проверка фискального чека | Проверить чек | Проверить чек ОФД | OFD.ru

Достаточно ввести реквизиты кассового чека: номер фискального накопителя, порядковый номер фискального документа и его фискальный признак. Дополнительно может понадобится ввод данных о точной дате, сумме и времени покупки.

Если выданный продавцом чек фискальный, т.е. законный и в момент расчета его данные были переданы в ОФД, покупатель сможет найти его в базе по введенным реквизитам.

Если проверить чек в базе не удалось и он не был найден, значит кассовый документ был сформирован с нарушениями. 

Это повод обратиться к продавцу за объяснением или направить жалобу в налоговую инспекцию.

База данных чеков в ФНС

Проверка чека легко осуществляется на сайте налоговой: МОИ ЧЕКИ ОНЛАЙН (nalog.ru)

Достаточно зайти по номеру мобильного телефона и ознакомится с ранее выданными кассовыми документами.

На сайте находится информация о проведенных платежах: можно проверить дату и время совершения денежной операции, наименование продавца, предмет расчета и иные обязательные реквизиты фискального документа.

Для оперативной проверки, предусмотрена возможность скачать бесплатное мобильное приложение от налогового органа. Скачать приложение «Проверка чека ФНС России» можно в AppStore и GooglePlay.

Источник: Проверяем чек на мобильном устройстве: быстро и удобно | ФНС России | 50 Московская область (nalog.gov.ru)

Зачем ИП проверять кассовые чеки

По ч. 2 статьи 4.3 закона 54-ФЗ, фискальный документ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента открытия кассовой смены. 

Если предприниматель неправильно сформирует кассовый чек и заметит ошибку на следующий рабочий день после закрытия смены на ККТ,
он совершит правонарушение, предусмотренное статьей 14.5 КоАП РФ.

Чтобы этого не произошло, лучше проверить кассовый чек онлайн-кассы  сразу после его пробития и попутно исправлять возможные недочеты. 

Согласно примечанию к статье 14.5 КоАП РФ, своевременное информирование ФНС о допущенном нарушении при работе с ККТ избавит предпринимателя от привлечения к административной ответственности. 

Вывод

Проверить кассовый чек на законность будет полезно как покупателю, так и продавцу. Клиент удостоверится, что продавец работает добросовестно и в рамках законодательства, а предприниматель убедится в соблюдении норм 54-ФЗ и в отсутствии у него нарушений.