Онлайн-касса и 1С: как подключить

Онлайн-касса — специальное устройство, которое передает данные обо всех проведенных расчетах с клиентами в ФНС через ОФД в режиме oнлайн. Налоговая в реальном времени следит за законностью работы ИП и ООО через кассовое оборудование. Обязанность использования ККТ закреплена законом 54-ФЗ.

Существует два основных вида касс — стационарная и облачная.

Первая физически устанавливается на месте расчетов: в магазине, кафе, на автозаправке и т.д. Она печатает бумажный чек, который сразу передается продавцом клиенту в момент оплаты товара/услуги.

Стационарные кассовые аппараты далее делятся на подвиды. Существуют:

• Смарт-терминалы

Имеют фискальный регистратор, кассовое ПО и способны печатать чеки. Работают от сети или требуют частой подзарядки. Удобны при передвижной торговле.

• Мобильные кассы

Эти кассовые аппараты способны работать без подключения к компьютеру и интернету и сохранять данные о проведенных расчетах. Удобна при ведении небольшого бизнеса, не имеющего товарное разнообразие, бюджетна, но ограничена в функционале.

• Фискальные регистраторы

Работает совместно с иным устройством, на которое уже установлено кассовое ПО, т.к. их функционал ограничен: регистраторы не имеют кнопок и экрана, однако внутри стоит ФН. Они печатают чеки в соответствии с требованиями 54-ФЗ и направляют данные о расчетах в ФНС. Различаются по скорости печати, поэтому для каждого вида бизнеса и количеству клиентов в день, нужно выбирать наиболее подходящую модель.

Облачная касса физически находится в дата-центре и обслуживается техническими специалистами, а не предпринимателем. ИП получает к ней удаленный доступ и использует ее для торговли в интернете. Для онлайн-продаж облачная ККТ формирует электронные чеки и направляет их покупателям.

Важно! Интеграция с 1С возможна практически со всеми облачными кассами, однако далеко не с каждым видом стационарных ККТ.

Ведение бизнеса подразумевает учет большого количества информации: данные о доходах и расходах, объем изготовляемой и приобретаемой продукции, учет зарплат наемных работников и т.д.

Чтобы работа не превратилась в бумажный хаос, предпринимателю необходимо научиться правильно фиксировать и анализировать данные о продажах.

Для этих целей была создана программа 1С. Она упрощает формирование отчетности ИП и облегчает ведение рабочих процессов, решает различные задачи управления, учета и бизнес-планирования.

1С способна автоматизировать следующие процессы:

• налоговый и бухгалтерский учет;
• управление финансами и бюджетом;
• анализ и контроль деятельности;
• складское хозяйство и логистика;
• управление проектами и задачами;
• документооборот и отчетность.

Когда ИП использует в работе 1С, то дублирование информации в личном кабинете облачной кассе становится двойной работой. В данном случае удобнее произвести интеграцию кассы с 1С.

Данные из программы будут автоматически попадать в кассовое ПО и создавать чек. Интеграция может понадобится также тем предпринимателям, которые хотят автоматизировать свой учет и переходят на 1С со старой товароучетной системы.

Например, драйвер от Бизнес.Ру для интеграции ККТ и 1С отличается от других предложений на рынке тем, что сформированный чек со всеми необходимыми реквизитами пользователь сможет увидеть в самой программе 1С, а не только в личном кабинете кассы.

Интеграцию можно произвести с облачными кассами, а также с некоторыми видами стационарных касс, например, с фискальными регистраторами.

Облачные онлайн-кассы подключаются к программе 1С через драйвер и дополнительные настройки. Сделать это можно самостоятельно на основании подробной инструкции, но проще и быстрее с помощью технического специалиста. Возможность интеграции с конкретным кассовым индивидуально, все зависит от особенностей вида бизнеса, его потребностей, базовых настроек кассы и т.д.

Подключение кассы к 1С возможно несколькими способами:

• Через сайт интернет-магазина

Сведения о проведенных продажах (наименование товара, количество позиций, сумма) могут поступать напрямую с сайта в 1С. При этом данные чека передаются через ККТ в ОФД, в программе чековые реквизиты не отражаются.

Такой способ подойдет тем ИП, которые не хотят подключать облачную кассу через драйвер к 1С напрямую.

• Через ОФД

За ежемесячную плату ИП может подключить свою кассу к 1С через оператора фискальных данных и вести учет розничных продаж. На основании поступающей от ОФД информации о проведенных платежах, программа автоматизирует сведения о продажах, количестве и остатке товара, сумме оплат.

Этот способ подойдет тем ИП, у которых нет интернет-магазина, или иные причины не позволяют подключится к 1С.

• Через драйвер

Подключение программы к ККТ возможно напрямую через драйвер и дополнительные настройки.

Открытие и закрытие смены происходит на кассе вручную, а информация обо всех платежах автоматически поступает в 1С.

Особенности интеграции зависят от модели и вида кассового аппарата. Способ удобен ИП не имеющим сайт интернет-магазина и не желающим вбивать чековые данные о платежах вручную в товаро-учетную систему.

Регистрацию фискального накопителя в 1С производить не нужно. ФН регистрируется пользователем ККТ в ФНС путем подачи заявления. Делается это сразу после приобретения кассового оборудования и заключения договора с ОФД на обработку фискальных данных.

Все чеки формируются ККТ и фискализируются ФН. Подключение онлайн-кассы к 1С позволяет дублировать информацию из чека в программу и автоматизировать данные: анализировать количество проданного товара и остатка, считать общие суммы продаж, выделять наиболее популярные позиции и т.д.

Программа может помочь кассе в формировании чека на основании выгруженных в них документов: например, после добавления документации о проведенной продаже, в 1С появится кнопка: «сформировать чек». Данные из документации автоматически передаются в кассовый аппарат, а тот в свою очередь создает кассовый чек.

Подключение 1С к онлайн-кассам может стать удобным помощником предпринимателя в ведении бизнеса. Она упрощает и автоматизирует многие рабочие процессы, ведет аналитику и удобный сбор информации.