Онлайн-касса и 1С: как подключить

11 апреля 2024 г.
9 мин
Подключение кассы к 1С поможет упростить многие бизнес процессы. Расскажем об особенностях программы и способах интеграции с кассой.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — специальное устройство, которое передает данные обо всех проведенных расчетах с клиентами в ФНС через ОФД в режиме oнлайн. Налоговая в реальном времени следит за законностью работы ИП и ООО через кассовое оборудование. Обязанность использования ККТ закреплена законом 54-ФЗ.
Существует два основных вида касс — стационарная и облачная.
Первая физически устанавливается на месте расчетов: в магазине, кафе, на автозаправке и т.д. Она печатает бумажный чек, который сразу передается продавцом клиенту в момент оплаты товара/услуги.
Стационарные кассовые аппараты далее делятся на подвиды. Существуют:
- Смарт-терминалы
Имеют фискальный регистратор, кассовое ПО и способны печатать чеки. Работают от сети или требуют частой подзарядки. Удобны при передвижной торговле.
- Мобильные кассы
Эти кассовые аппараты способны работать без подключения к компьютеру и интернету и сохранять данные о проведенных расчетах. Удобна при ведении небольшого бизнеса, не имеющего товарное разнообразие, бюджетна, но ограничена в функционале.
- Фискальные регистраторы
Работает совместно с иным устройством, на которое уже установлено кассовое ПО, т.к. их функционал ограничен: регистраторы не имеют кнопок и экрана, однако внутри стоит ФН. Они печатают чеки в соответствии с требованиями 54-ФЗ и направляют данные о расчетах в ФНС. Различаются по скорости печати, поэтому для каждого вида бизнеса и количеству клиентов в день, нужно выбирать наиболее подходящую модель.
Облачная касса физически находится в дата-центре и обслуживается техническими специалистами, а не предпринимателем. ИП получает к ней удаленный доступ и использует ее для торговли в интернете. Для онлайн-продаж облачная ККТ формирует электронные чеки и направляет их покупателям.
Важно! Интеграция с 1С возможна практически со всеми облачными кассами, однако далеко не с каждым видом стационарных ККТ.
Облачная касса и чеки по 54-ФЗ
Настроим отправку всех видов онлайн-чеков, техподдержка и ОФД включены в тариф
Программы 1С: зачем нужны ИП
Ведение бизнеса подразумевает учет большого количества информации: данные о доходах и расходах, объем изготовляемой и приобретаемой продукции, учет зарплат наемных работников и т.д.
Чтобы работа не превратилась в бумажный хаос, предпринимателю необходимо научиться правильно фиксировать и анализировать данные о продажах.
Для этих целей была создана программа 1С. Она упрощает формирование отчетности ИП и облегчает ведение рабочих процессов, решает различные задачи управления, учета и бизнес-планирования.
1С способна автоматизировать следующие процессы:
- налоговый и бухгалтерский учет;
- управление финансами и бюджетом;
- анализ и контроль деятельности;
- складское хозяйство и логистика;
- управление проектами и задачами;
- документооборот и отчетность.
Зачем интегрировать кассу с 1С
Когда ИП использует в работе 1С, то дублирование информации в личном кабинете облачной кассе становится двойной работой. В данном случае удобнее произвести интеграцию кассы с 1С.
Данные из программы будут автоматически попадать в кассовое ПО и создавать чек. Интеграция может понадобится также тем предпринимателям, которые хотят автоматизировать свой учет и переходят на 1С со старой товароучетной системы.
Например, модуль от Бизнес.Ру для интеграции ККТ и 1С отличается от других предложений на рынке тем, что сформированный чек со всеми необходимыми реквизитами пользователь сможет увидеть в самой программе 1С, а не только в личном кабинете кассы.
Модуль Бизнес.Ру совместим с конфигурациями:
- 1С: Бухгалтерия
- 1С: Управление торговлей
- 1С: Розница
- 1С: Управление небольшой фирмой
- 1С: Комплексная автоматизация
Интеграция возможна с платформой 1С не ниже 8.3 и библиотекой подключаемого оборудования не ниже 3.1.8.22.
Проведем интеграцию облачной кассы с 1С и настроим отправку онлайн-чеков
Какие кассы можно интегрировать с 1С
Интеграцию можно произвести с облачными кассами, а также с некоторыми видами стационарных касс, например, с фискальными регистраторами.
Облачные онлайн-кассы подключаются к программе 1С через модуль и дополнительные настройки. Сделать это можно самостоятельно на основании подробной инструкции, но проще и быстрее с помощью технического специалиста. Возможность интеграции с конкретным кассовым индивидуально, все зависит от особенностей вида бизнеса, его потребностей, базовых настроек кассы и т.д.
Как подключить облачную кассу к 1С
Подключение кассы к 1С возможно несколькими способами:
- Через сайт интернет-магазина
Сведения о проведенных продажах (наименование товара, количество позиций, сумма) могут поступать напрямую с сайта в 1С. При этом данные чека передаются через ККТ в ОФД, в программе чековые реквизиты не отражаются.
Такой способ подойдет тем ИП, которые не хотят подключать облачную кассу через модуль к 1С напрямую.
- Через ОФД
За ежемесячную плату ИП может подключить свою кассу к 1С через оператора фискальных данных и вести учет розничных продаж. На основании поступающей от ОФД информации о проведенных платежах, программа автоматизирует сведения о продажах, количестве и остатке товара, сумме оплат.
Этот способ подойдет тем ИП, у которых нет интернет-магазина, или иные причины не позволяют подключится к 1С.
- Через модуль
Подключение программы к ККТ возможно напрямую через модуль и дополнительные настройки.
Открытие и закрытие смены происходит на кассе вручную, а информация обо всех платежах автоматически поступает в 1С.
Особенности интеграции зависят от модели и вида кассового аппарата. Способ удобен ИП не имеющим сайт интернет-магазина и не желающим вбивать чековые данные о платежах вручную в товаро-учетную систему.
Как зарегистрировать ФН в 1С
Регистрацию фискального накопителя в 1С производить не нужно. ФН регистрируется пользователем ККТ в ФНС путем подачи заявления. Делается это сразу после приобретения кассового оборудования и заключения договора с ОФД на обработку фискальных данных.
Как использовать облачную кассу с 1С
Все чеки формируются ККТ и фискализируются ФН. Подключение онлайн-кассы к 1С позволяет дублировать информацию из чека в программу и автоматизировать данные: анализировать количество проданного товара и остатка, считать общие суммы продаж, выделять наиболее популярные позиции и т.д.
Программа может помочь кассе в формировании чека на основании выгруженных в них документов: например, после добавления документации о проведенной продаже, в 1С появится кнопка: «сформировать чек». Данные из документации автоматически передаются в кассовый аппарат, а тот в свою очередь создает кассовый чек.
Вывод
Подключение 1С к онлайн-кассам может стать удобным помощником предпринимателя в ведении бизнеса. Она упрощает и автоматизирует многие рабочие процессы, ведет аналитику и удобный сбор информации.