Часто задаваемые вопросы

Онлайн-кассы бывают 4 основных типов, каждый со своей спецификой:

• Фискальный регистратор (ФР) — устройство для розничной торговли, похожее на принтер для печати бумажных чеков.У него нет своего экрана, клавиатуры или операционной системы. Для работы ФР всегда требуется подключение к управляющему устройству: компьютеру, ноутбуку, планшету или POS-системе.
• Автономная касса — это компактное, моноблочное устройство, которое содержит в себе все необходимое для учета розничных продаж и выдачи бумажных фискальных чеков. Она оснащена встроенным дисплеем и клавиатурой (или кнопочной панелью), а также внутренним принтером чеков, что позволяет ей функционировать независимо от подключения к компьютеру. Для передачи данных о продажах в налоговую через ОФД требует подключения к интернету.
• Смарт-терминал — это онлайн-касса, которая представляет собой планшетный компьютер со встроенным кассовым аппаратом и принтером чеков, работает на операционной системе (чаще всего Android), есть сенсорный экран, объединяет в себе все функции кассы, POS-терминала и часто даже банковского терминала для приёма карт.
Он является полностью автономным и не требует подключения к внешнему компьютеру, так как имеет собственное подключение к интернету и, как правило, встроенный аккумулятор. Используется в розничной торговле и в курьерской доставке.
• Облачная касса — это виртуальная онлайн-касса, которая находится не у вас в магазине, а в защищенном дата-центре. Там она работает под круглосуточным присмотром технических специалистов. Касса функционирует в реальном времени, не имеет интерфейса и работает автономно, без кассира, самостоятельно открывает и закрывает смены, 24/7 создавая все нужные кассовые документы со всеми реквизитами, как того требует статья 4.7 закона 54-ФЗ. Не печатает бумажные чеки, а выставляет электронные - по этой причине идеальны для интернет-магазинов, онлайн-сервисов, служб доставки, а также для любого бизнеса, где расчеты происходят дистанционно и нет необходимости в печати бумажных чеков на месте."

Да, онлайн-касса для интернет-магазина обязательна по 54-ФЗ. Если вы ООО или ИП и принимаете любые электронные платежи от физлиц, вы должны использовать ККТ. Закон обязывает пробивать чеки за все онлайн-платежи и отправить покупателю электронный фискальный чек (на e-mail или по SMS). Для этого подходит облачная касса – она виртуальная, фискализирует платежи автоматически и отправляет чеки, не требуя физического присутствия. Несоблюдение закона 54-ФЗ влечёт штрафы.

Выбор подходящей онлайн-кассы напрямую зависит от специфики бизнеса и каналов продаж. Вот основные сценарии:

1. Только онлайн-магазин
Идеальным решением будет облачная касса. Она работает круглосуточно, обрабатывает онлайн-платежи и автоматически выдает электронные чеки 24/7 без участия кассира.
2. Розница + Интернет-магазин или ПВЗ
Вам подойдет розничная касса с установленной программой «Онлайн-чеки», которая сможет одновременно обрабатывать продажи как из розничной точки, так и из интернета, централизуя фискализацию.
3. Курьерская доставка с оплатой при получении
Для курьерской доставки, где оплата принимается в момент передачи товара, есть два оптимальных варианта:
• Смарт-терминал, который позволит курьеру выдавать бумажные чеки на месте.
• Облачная касса в связке с приложением «Мобильная касса» на смартфоне курьера, чтобы отправлять клиенту электронные чеки по SMS или email.

Работа онлайн-кассы в интернет-магазине полностью автоматизирована и дистанционна, что соответствует 54-ФЗ. Схема работы онлайн-кассы в интернет-магазине:

1. Покупатель оформляет заказ и совершает оплату на сайте.
2. Облачная касса получает данные о платеже, а её фискальный накопитель (ФН) формирует фискальный признак, шифрует информацию о расчете и записывает её
3. Зашифрованный и фискализированный чек мгновенно отправляется Оператору Фискальных Данных (ОФД) через интернет.
• ОФД проверяет корректность данных, присваивает чеку уникальный номер и подтверждает получение.
• Параллельно ОФД отправляет эту информацию в Федеральную налоговую службу (ФНС), обеспечивая соблюдение 54-ФЗ
4. После успешной фискализации, электронный фискальный чек автоматически отправляется покупателю на адрес электронной почты или номер телефона, которые он указал при оформлении заказа. Это требование пункта 5 статьи 1.2 Закона № 54-ФЗ. Чек должен быть отправлен до момента передачи товара или услуги.

Да, одну онлайн-кассу можно использовать как для интернет-магазина, так и для розничной точки, что соответствует 54-ФЗ. Для этого случая подходит сервис «Онлайн-Чеки», который устанавливается на стационарную кассу и позволяет принимать онлайн-платежи как с розницы, так и с интернет-магазина, сайта, соцсетей и мессенджеров.

При использовании кассы для онлайн-продаж и розницы необходимо, чтобы в реквизитах торговой точки указывался адрес сайта и место физического расположения кассового оборудования.

Да, можно подключить к одной онлайн-кассе несколько интернет-магазинов. Это полностью соответствует требованиям ФЗ № 54-ФЗ и является распространённой практикой, особенно при использовании облачных онлайн-касс.

Главное условие — все эти интернет-магазины должны быть зарегистрированы на одно и то же юридическое лицо или индивидуального предпринимателя. Закон 54-ФЗ обязывает фискализировать расчеты конкретного субъекта бизнеса, а не каждую отдельную площадку.

В отличие от розничных точек, где каждая касса привязана к физическому месту расчета, интернет-магазины не имеют «конкретного места установки кассы» в традиционном смысле. Расчеты происходят дистанционно.

Это ключевой компонент любой онлайн-кассы, представляющий собой небольшое устройство (похожее на флешку). Его основная функция — записывать, шифровать и надёжно хранить все данные о расчетах, проведенных через кассу. Отвечает за формирование уникального фискального признака на каждом чеке. Именно этот признак делает чек фискальным и позволяет ему быть отправленным Оператору Фискальных Данных (ОФД), а затем в налоговую.

Фискальные накопители бывают сроком на:
15 и 36 месяцев.

Выбор зависит от деятельности и формы налогообложения.

На 15 месяцев подходит тем, кто:

• на ОСН
• продает подакцизные товары
• использует ККТ в автономном режиме
• занимается сезонной работой
• является платёжным агентом или субагентом

• УСН
• ПСН
• ЕСХН

Основные преимущества облачной кассы:

• экономия: не нужно покупать и обслуживать физическое оборудование онлайн-кассы;
• доступность 24/7: облачная касса работает всегда, из любой точки мира;
• автоматизация: чеки фискализируются и отправляются без ручного вмешательства;
• масштабируемость: одна облачная касса для нескольких интернет-магазинов/сайтов;
• соответствие 54-ФЗ: провайдер сам следит за актуальностью и законностью работы онлайн-кассы.

Идеальна для интернет-магазинов, онлайн-сервисов, служб доставки, агрегаторов такси и всех, кто принимает дистанционные безналичные платежи.

Да, это решение полностью соответствует 54-ФЗ. Принцип работы такой же, как у любой другой онлайн-кассы: происходит фискализация чеков через фискальный накопитель (ФН), а затем данные передаются Оператору Фискальных Данных (ОФД). В результате, и покупатель, и налоговая служба получают все необходимые фискальные чеки.

1 шаг. Выбор компании арендодателя облачной кассы и фискального накопителя.

2 шаг. Получение квалифицированной электронной подписи для регистрации кассы.

3 шаг. Заключение договора с ОФД.

4 шаг. Регистрация облачной кассы в ФНС: указываются адреса всех интернет-магазинов, которые будут к ней подключены.

5 шаг. Интеграция: подключение вашего интернет-магазина к облачной кассе через готовый модуль/плагин или API.

6 шаг. Тестирование: проведение тестовых платежей для проверки корректности формирования и отправки чеков.

В облачной кассе чеки пробиваются автоматически. Когда покупатель совершает оплату на вашем сайте (или через соцсети, мессенджеры, по ссылке), информация о платеже мгновенно передается на облачную кассу. Она самостоятельно фискализирует данные, отправляет их в ОФД/ФНС и высылает электронный чек покупателю. Ручное вмешательство для пробития чека не требуется.

Облачная касса предназначена для дистанционных, безналичных расчетов. Для приема наличной оплаты, как правило, требуется физический кассовый аппарат, который сможет распечатать бумажный чек. Однако, если вы принимаете наличную оплату через курьера или в пункте выдачи, и они имеют мобильный терминал или смартфон с приложением, интегрированным с облачной кассой, то информация о такой наличной оплате может быть передана на облачную кассу для фискализации, а электронный чек отправлен покупателю. Для выдачи бумажного чека на месте понадобится дополнительное оборудование (мобильный принтер).

Да, ИП на УСН (Упрощенной системе налогообложения) может и должен работать через облачную кассу, если принимает платежи от физических лиц. Облачная касса полностью соответствует требованиям 54-ФЗ для всех систем налогообложения, включая УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН. Важно лишь правильно выбрать фискальный накопитель (обычно на 36 месяцев, если не торгуете подакцизными товарами).

Облачная касса сама автоматически открывает и закрывает смены. Открывает - с первой продажи. Закрывает - автоматически, через 23 часа после открытия. Кассир при этом не требуется.

Регистрация кассы в ФНС через личный кабинет

1. Получите УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) – нужна для подачи заявления онлайн.
2. Заключите договор с ОФД (выберите оператора из реестра ФНС).
3. Подайте заявление в ЛК ФНС:
• Раздел «Мои кассы» → «Зарегистрировать ККТ».
• Укажите адрес установки (для облачных касс – адрес ЦОД, для стационарных – фактический).
• Введите данные кассы и ФН из паспорта.
• Выберите ОФД из списка.
4. Получите регистрационный номер (16 цифр) после проверки ФНС.
5. Активируйте кассу:
• Введите номер в ККТ.
• Сформируйте отчет о регистрации (чек с фискальными данными).
• Передайте данные в ФНС через ЛК.
6. Получите карточку регистрации в ЛК ФНС или от ОФД.
7. Настройте кассу в ЛК ОФД.

Также облачную кассу можно зарегистрировать через кабинет ОФД, либо через личное посещение налоговой. Подробнее о регистрации облачной кассы в ФНС можно узнать здесь.

ОФД (Оператор фискальных данных) — сервис, который получает, обрабатывает и хранит фискальные данные с онлайн-касс. Подключение ОФД обязательно и это регламентируется статьей 4.6 закона 54-ФЗ. ОФД и облачная касса — это неразрывно связанные компоненты системы. Сама по себе облачная касса не отправляет онлайн-чеки в ФНС и клиентам, это реализует ОФД.

Облачная касса предназначена только для приема онлайн-оплат и формирует онлайн-чеки (электронные). Чаще всего облачную кассу берут в аренду. Она хранится в Дата-центре, ее обслуживанием занимается компания-арендодатель. Также облачная касса автоматически открывает и закрывает смены.

Нет, по закону облачная касса не подходит для торговли в офлайн-магазинах (розничных точках, офисе), т.к. касса должна быть установления в месте осуществления расчетов, согласно п.1 ст. 4.3 закона 54-ФЗ. Также, при требовании покупателя, предприниматель должен выдать бумажный кассовый чек в моменте передачи товара. Облачная касса же располагается в Дата-центре компании-арендодателя кассы и отправляет только электронные чеки.

Как правило делается это на основании письменного требования покупателя. Кассиру необходимо сформировать на облачной кассе чек с признаком расчета «Возврат прихода», согласно п.1 ст. 4.7 закона 54-ФЗ (это возможно сделать в личном кабинете сервиса Бизнес.Ру «Онлайн-Чеки» в пару кликов). Процедура аналогична, что и на онлайн-кассе, а электронный возвратный чек равнозначен бумажному (ст. 1.2 закона 54-Ф3). Кассовый документ в электронном форме направляется клиенту на почту или по смс.

Важно! Чек возврата пробивают также в том случае, когда покупатель оплатил товар онлайн, а возвращает деньги наличными.

В случае, если товар маркированный, необходимо отсканировать код маркировки перед формированием чека.

Данные о маркированном товаре передаются через облачную кассу, которая направляет запрос в систему «Честный ЗНАК». Система осуществляет проверку кода на подлинность и дает кассе сигнал.

Если код в порядке, облачная касса сформирует электронный чек с кодом маркировки, направит его в ФНС и клиенту.

Если в коде маркировки ошибка, «Честный ЗНАК» запретит продажу, товар нельзя будет реализовать и вывести из оборота. В таком случае товар нужно заменить, выдать покупателю аналогичный товар с правильным кодом и направить в налоговую и клиенту кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами по 54-ФЗ.

Нет, обойти 54-ФЗ нельзя, если ваш вид деятельности и система налогообложения подпадают под его действие. Закон предусматривает очень ограниченный круг исключений, и попытки уклониться от его требований чреваты серьезными штрафами. Ознакомиться с исключением можно во 2 статье 54-ФЗ.

Согласно статье 4.7 54-ФЗ, кассовый чек (фискальный чек) должен содержать ряд обязательных реквизитов. Вот основные из них:

• Наименование документа (например, «Кассовый чек»).
• Порядковый номер за смену.
• Дата, время и адрес осуществления расчета.
• Наименование организации/ФИО ИП, ИНН пользователя ККТ.
• Применяемая система налогообложения.
• Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода).
• Наименование товаров/работ/услуг, их количество, цена за единицу и общая стоимость с учетом скидок и НДС.
• Сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС (если применимо).
• Форма расчета (наличные, безналичные) и сумма оплаты по каждой форме.
• Должность и фамилия кассира (не указываются при онлайн-оплатах через интернет-магазин).
• Регистрационный номер ККТ.
• Заводской номер фискального накопителя.
• Фискальный признак документа.
• Порядковый номер фискального документа.
• Номер смены.
• QR-код (для быстрого считывания и проверки чека).
• Адрес сайта ФНС для проверки чека.
• Адрес электронной почты покупателя или его абонентский номер (при отправке электронного чека).

Еще больше информации о том, что должен содержать чек согласно 54-ФЗ читайте в статье

Основные нарушения и санкции:

Неприменение ККТ (работа без онлайн-кассы):
Для ИП: 25-50% от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей.
Для ООО: 75-100% от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.
Повторное нарушение (если сумма расчетов без ККТ превысила 1 млн рублей): приостановление деятельности ИП/ООО на срок до 90 суток.

Применение ККТ, не соответствующей требованиям 54-ФЗ:
Для ИП/должностных лиц: предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
Для ООО: предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Невыдача кассового чека (бумажного или электронного) или несвоевременная выдача:
Для ИП/должностных лиц: предупреждение или штраф 2 000 рублей.
Для ООО: предупреждение или штраф 10 000 рублей.

Непредоставление документов/информации по запросу ФНС:
Для ИП/должностных лиц: до 3 000 рублей.
Для ООО: до 10 000 рублей.

Использование фискального накопителя с истекшим сроком действия или некорректное применение ФН.

Подробнее со штрафами 54-ФЗ можно ознакомиться в статье.

Если вы не используете кассу при расчетах, хотя по закону 54-ФЗ обязаны, то будете привлечены к административной ответственности по статье 14.5 КоАП РФ.

Интернет-магазину не нужно печатать бумажный чек, так как клиент может получить его сразу после оплаты в электронной форме на E-mail или телефон. Покупатель может дополнительно запросить бумажный чек. В этой ситуации продавец обязан выдать бумажный вариант сформированного чека.

Зависит от того, как происходит оплата. Через интернет - нужно сразу отправить электронный чек. Оплата на месте - можно отправить электронный чек, запросив почту или телефон клиента. Клиент может потребовать бумажную копию электронного чека - в этом случае её необходимо предоставить.

Курьер может выдать бумажный чек, электронный, либо печатную копию электронного.

• Бумажный — в случае, если клиент платит в момент получения товара, а курьер принес с собой смарт-терминал.
• Электронный — если клиент, как и в прошлом случае, платит в момент получения товара, но курьер проводит оплату через приложение «Мобильная касса». В этой ситуации клиент получит чек на email или по смс-ке.
• Печатная копия электронного чека. Когда расчет происходит через сайт, но клиент заранее попросил печатную копию чека вместе с товаром.

Да, при внесении аванса или предоплаты за товар или услугу покупателю нужно отправлять сформированный через онлайн-кассу чек. Еще один чек также нужно будет передать при полной оплате и получении товара или услуги.

Выдача электронного чека вместо бумажного абсолютно законна, если покупатель заранее выразил согласие на получение электронного документа. Согласно 54-ФЗ у электронного чека та же юридическая сила, что и у бумажного.

Да, при расчете покупателя через оплату по QR-коду необходимо сформировать электронный чек и отправить покупателю и в ФНС.

Необходим сервис, который сможет передавать данные об онлайн-платежах с интернет-эквайринга на физическую кассу. А касса сможет фискализировать такую оплату и формировать онлайн-чек. Такой сервис доступен в Бизнес.Ру Онлайн-Чеки всего за 800 ₽/мес.

Признак агента в чеке означает, что кассовый чек был сформирован платежным агентом, субагентом или банковским платежным агентом.

Согласно части 3 статьи 4.7 закона 54-ФЗ, если кассовый чек выдается платежным агентом или платежным субагентом при осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц, он должен содержать дополнительные реквизиты:

• размер вознаграждения, уплачиваемого плательщиком (покупателем (клиентом) платежному агенту или платежному субагенту в случае его взимания;
• номера контактных телефонов платежного агента, поставщика и оператора по приему платежей, а также платежного субагента в случае приема платежей платежным субагентом.

Да. Мы делаем чек коррекции как для ФФД 1.02, так и для ФФд1.5, а также помогаем составить пояснительную записку для налоговой службы.

Чек коррекции применяется для исправления ошибок, допущенных ранее при формировании обычных кассовых документов (например, неверная сумма оплаты).

Когда покупатель оплачивает товар/услугу полностью — онлайн-чеки для интернет-магазина формируются с признаком способа расчета «ПРЕДОПЛАТА 100%». В случае получения частичной предоплаты — клиенту необходимо предоставить два кассовых документа. Первый — чек предоплаты и второй — с признаком способа расчета « полный расчет». Если продавец получил от покупателя аванс, он выдает клиенту онлайн-чек с признаком способа расчета «аванс». Подробнее в статье.

Если покупатель частично оплачивает конкретный товар или услугу до момента передачи товара и оказания услуги, это называется предварительной оплатой. Клиенту выдается чек предоплаты.

Это частичная оплата, которая вносится до начала оказания услуги или поставки товара. Такая оплата обеспечивает продавца или поставщика услуг гарантией оплаты и стимулирует его к началу работы.

Чек полного расчета выдается после оплаты всей стоимости услуги или товара сразу после ее получения или поставки.

Интернет-эквайринг предназначен для приема оплат в интернете, а торговый эквайринг - для приема розничных оплат через терминал.

У платежных агрегаторов или банков нет абонентской платы за использование интернет-эквайринга, но всегда есть комиссия. Платежные системы существуют за счет комиссии от оборотов, обычно комиссия варьируется от 1,8% до 9%. Высокий размер комиссии может встречаться у компаний, работающих по агентским схемам.

Да, нужна. Согласно 54-ФЗ любой интернет-магазин обязан работать через онлайн-кассу. То, что у вас есть интернет-эквайринг, не избавляет от необходимости пользоваться онлайн-кассой. Это две части одной системы, они не заменяют друг друга. Интернет-эквайринг — услуга, которая позволяет переводить деньги от покупателя продавцу. Онлайн-касса с помощью фискального накопителя делает чек фискальным и отправляет его в ОФД. Далее чек уходит в налоговую и клиенту. Есть организации, которым не нужна касса по закону, например, ИП на патенте, самозанятые. В таких случаях, интернет-магазину может быть достаточно интернет-эквайринга, и при этом не обязательно устанавливать себе кассу.

Недостаточно. По 54-ФЗ требуется фискализировать оплаты с интернет-магазина и отправлять фискальные данные в ФНС и покупателям. Для этого нужно арендовать облачную кассу, приобрести фискальный накопитель и подключить услуги ОФД.

Самое главное — это экономия на комиссии. По СБП, на данный момент, самая низкая комиссия, всего 0,4 - 0,7% (зависит от вида деятельности). Такой способ позволяет кратно увеличить конверсию в оплату, т.к. покупатель сможет быстро оплатить заказ, без ввода реквизитов карты. Подробнее в статье.

Да, СБП и QR-код это разные понятия. Система быстрых платежей (СБП) — сервис Банка России, который позволяет мгновенно переводить деньги между банками (участниками СБП), а QR-код — это один из способов приема оплаты через СБП.

Код маркировки получают через систему «Честный ЗНАК».

Это национальная система маркировки и прослеживания продукции. Система выдает специальный цифровой код, который гарантирует подлинность товара. Основная задача системы — борьба с контрафактной продукцией и обеспечение прозрачности товарооборота. Источник: https://честныйзнак.рф/

Это специальный режим работы онлайн-кассы для автоматической проверки кода маркировки. Он позволяет блокировать продажу нелегальной или просроченной продукции перед пробитием чека.

Облачная касса Бизнес.Ру Онлайн-Чеки поддерживает разрешительный режим и подходит для продажи маркированных товаров:

• работает с ФФД 1.2;
• отправляет данные в систему «Честный ЗНАК», ОФД ;
• формирует электронный чек.

Нет, это считается незаконным. Списание маркировки происходит при пробитии чека, который пробивается с помощью кассы, и именно касса передает данные в ОФД, в том числе и маркировку, а ОФД передает данные в Честный ЗНАК. Поэтому использование кассы обязательное условие при работе с маркированными товарами. Важно, чтобы ККТ и фискальный накопитель поддерживали ФФД 1.2, в ином случае код маркировки не списывается и не передается в ОФД.

ФФД (формат фискальных документов) — это электронный документ, который создается кассовым аппаратом при осуществлении денежной операции. Он содержит информацию о продаже, покупателе и продавце, и передается в налоговую через ОФД (Оператора фискальных данных).

ФФД 1.05 и ФФД 1.2 – это два формата фискальных документов, которые используются в онлайн-кассах.

• ФФД 1.2 — актуальный формат, подходит для работы с маркированным товаром.
• ФФД 1.05 — устаревший формат, используется при продаже немаркированых товаров.

Да, можно сформировать чек полного расчета с маркировкой, и это является обязательным требованием Федерального закона № 54-ФЗ при продаже маркированных товаров.

Когда вы продаёте маркированный товар (например, обувь, одежду, табак, молочную продукцию и т.д.), кассовый чек должен содержать специальный реквизит — код маркировки. Этот код передаётся в онлайн-кассу, а затем через Оператора Фискальных Данных (ОФД) в систему «Честный ЗНАК» для вывода товара из оборота.

Для этого ваша онлайн-касса и фискальный накопитель должны поддерживать формат фискальных данных (ФФД) версии 1.2. Более ранние версии ФФД не предусматривают передачу такого реквизита, и их использование для маркированных товаров может привести к штрафам.

Нет, маркировка передаётся только в чеке полного расчёта, то есть при фактической передаче маркированного товара покупателю.

При предоплате/авансе формируется первый чек без кода маркировки. Код указывается только во втором чеке – чеке полного расчёта, когда товар выбывает из оборота «Честный ЗНАКа».

Для производителя:

1. Зарегистрироваться в системе Честный Знак.
2. Получить и оплатить уникальный код (код маркировки) для каждого товара.
3. Нанести код маркировки на товар (например, в виде штрих-кода) или его упаковку.

1. Проверить наличие кодов маркировки на каждом товаре или его упаковке, при получении маркируемого товара от производителя.
2. Подключить онлайн-кассу с фискальным накопителем, которые поддерживают ФФД 1.2 (если подключен ФФД 1.05 необходимо перепрошить кассу и фискальный накопитель).
3. Отсканировать код маркировки на кассе при полной оплате товара. При сканировании кода маркировки, в кассовом аппарате сформируется чек с кодом маркировки, который будет отправлен в систему маркировки.

Нет, ФФД 1.05 не подходит для продажи маркированных товаров. Для продажи маркированных товаров используется ФФД 1.2.