Касса для услуг: как выбрать и подключить

Касса для услуг нужна любому онлайн-бизнесу, который принимает оплату за консультации, обучение, подписки. В статье разберем, как организовать прием оплаты за онлайн-услуги с помощью облачной кассы, платежных ссылок и кассы в телефоне.

Кому нужна онлайн-касса при оказании услуг

Использовать онлайн-кассу для фискализации оплаты должны все ИП и компании, которые принимают платеж от физических лиц. Норма действует независимо от формата работы —  и в интернете и в рознице. Требование зафиксировано в законе 54-ФЗ. 

Также за каждую оплату клиентам нужно выдать фискальный чек. Документ должен включать обязательные теги, перечисленные в ФЗ. И не важно, какой способ оплаты использовался: карта, платежная ссылка, рассрочка, BNPL — любой платеж фискализируется на ККТ. 

Данные о расчетах касса передает в налоговую через оператора фискальных данных.

Когда можно работать без кассы в сфере услуг

Полный перечень видов деятельности, при которых допускается работа без онлайн-кассы, установлен ст. 2 закона 54-ФЗ. Ниже приведены отдельные примеры таких услуг:

• ремонт обуви;
• изготовление ключей;
• организация питания обучающихся в образовательных учреждениях в период учебных занятий;
• прием у физических лиц стеклопосуды и иного утильсырья (за исключением металлолома, а также драгоценных металлов и камней);
• услуги по уходу за детьми, пожилыми гражданами и инвалидами.

Еще от применения ККТ освобождены самозанятые лица и отдельные категории индивидуальных предпринимателей на ПСН. Например, это ИП, оказывающие услуги по пошиву одежды, ремонту мебели, остеклению балконов и сдаче помещений в аренду.

Особенности применения кассы при оказании услуг в интернете

Сценарий работы с кассой в рознице понятен и прост: клиенту оказывается услуга, после чего он вносит оплату и получает бумажный/электронный чек. 

Но оказании услуг в интернете сложнее с точки зрения оформления расчета и выдачи чека. Все зависит от того, как вносится оплата — сразу или поэтапно. 

Если услуга оплачивается со 100% предоплатой, в момент приема денежных средств формируется чек с признаком «Полный расчет». Это связано с тем, что клиент сразу получает доступ к услуге, а обязательства продавца считаются исполненными.

При частичной предоплате или авансе порядок фискализации иной. На каждый последующий платеж формируется отдельный чек, в котором отражаются:

• сумма ранее внесенной предоплаты (аванса);
• сумма текущего платежа.

После внесения последнего платежа формируется чек «Полный расчет», в котором производится зачет ранее полученных авансов или предоплаты и окончательно закрывается стоимость услуги.

Такой порядок оформления чеков соответствует требованиям 54-ФЗ и позволяет корректно учитывать поэтапные расчеты с клиентом.

Совет! Пункт о формировании одного чека за оказанные услуги лучше закрепить в оферте, чтобы избежать вопросов со стороны клиента.

Как выбрать онлайн-кассу: разбор решений

Выбор онлайн-кассы для услуг зависит от того, каким способом производится оплата:

На сайте

При оплате через сайт фискализация проходит через облачную кассу. ККТ при этом может оформляться в аренду и размещаться в дата-центре провайдера. Ее преимущества в том, что она:

• автоматически формирует все виды чеков — предоплаты, полного расчета, с агентскими реквизитами и маркировкой.
• подходит для все способы оплаты: карты, платежные ссылки и QR-коды, pay-сервисы, рассрочки.
• передает данные в ФНС и «Честный ЗНАК»;
• интегрируется с сайтом, эквайрингом, CRM и 1С (к одной кассе можно подключить несколько эквайрингов, сайтов);
• собирает в личном кабинете аналитику по чекам и оплатам. 

На выезде

Если услуга оказывается на территории клиента (например, выезд специалиста на замеры), оплата может производиться по факту выполнения работ. В этом случае у сотрудника должна быть возможность принять платеж и сразу сформировать чек.

Для этого не требуется отдельная физическая онлайн-касса. Прием оплаты можно организовать с помощью смартфона и приложения «Мобильный кассир», которое используется совместно с облачной кассой.

Приложение позволяет:

• принимать оплату картой, через СБП, по платежной ссылке, QR-коду или наличными;
• автоматически формировать и отправлять электронный чек клиенту на электронную почту;
• при необходимости оставить только оплату через СБП и снизить комиссию до 0,4 %.
  

Оплата по карте проходит через NFC — покупателю достаточно приложить карту к смартфону.

При продаже маркированных товаров коды считываются камерой телефона и автоматически выводятся из оборота в системе «Честный ЗНАК».

В соцсетях и мессенджерах

Бизнесу, который продает услуги через соцсети и мессенджеры, удобнее принимать оплату по платежной ссылке — отправлять ее клиенту напрямую в переписке или закрепить в профиле.

Для этого подходит сервис Бизнес.Pay — конструктор платежных ссылок. С его помощью предприниматель формирует ссылку на оплату за услугу и передает ее клиенту в любом канале: мессенджере, соцсети, email или чате.

После перехода по ссылке клиент видит состав услуги, сумму к оплате и выбирает удобный способ платежа. При завершении оплаты чек формируется автоматически и отправляется покупателю и в ФНС — в соответствии с требованиями 54-ФЗ.

Также сервис позволяет: 

• принимать оплату по СБП для снижения комиссии;
• автоматически формировать и отправлять онлайн-чеки покупателям и в ФНС;
• настраивать платежную ссылку с логотипом и контактами.

Штрафы за работу без ККТ

Ответы на популярные вопросы

Кому из сферы услуг подходит облачная онлайн-касса?

Облачную кассу используют компании и ИП, которые принимают оплату онлайн. Это онлайн-школы и образовательные платформы, сервисы бронирования туров, отелей, апартаментов и баз отдыха, медицинские центры, агентства недвижимости, консалтинговые и сервисные компании. Формат работы не важен — касса подходит как для сайтов, так и для приема оплат по ссылкам и через мессенджеры.

Какой фискальный накопитель нужен при оказании услуг?

Срок действия фискального накопителя зависит от налогового режима.

• На ОСНО применяется ФН на 15 месяцев — он также обязателен при работе с подакцизными товарами.
• На УСН и ПСН используют фискальный накопитель на 36 месяцев.

Какие требования к чекам при продаже услуг?

Чек должен соответствовать требованиям 54-ФЗ: содержать наименование услуги, сумму оплаты, данные ИП или компании и фискальные реквизиты. При онлайн-расчетах облачная касса формирует электронный чек автоматически и отправляет его клиенту и в ФНС, что упрощает работу сервисов и бизнеса, принимающего платежи дистанционно.

Главное

Использовать онлайн-кассу при приеме оплаты в сфере услуг — обязанность по 54-ФЗ. Для тех, кто оказывает онлайн-услуги и проводит расчеты в интернете, подходит облачная касса. Она автоматически фискализирует любые платежи и передает чеки в ФНС и клиентам. 

За отказ от ККТ, невыдачу чеков и неисполнение требований закону бизнесу грозит штраф по 54-ФЗ.