Когда нужно менять фискальный накопитель (ФН)?

Замена ФН необходима в следующих случаях

1. Истек срок действия или заполнилась карта памяти накопителя.

ФН хранит около 250 000 фискальных документов, а срок его службы рассчитан на 15 или 36 месяцев. Если срок истек или заполнилась память, формирование чека на кассе будет незаконным, согласно 54-ФЗ.

2. Смена системы налогообложения.

Накопитель, который подходит для работы на ПСН, нельзя применять при продаже подакцизных товаров. За применение кассы нарушающей законные требования предусмотрен денежный штраф.

3. Произошла поломка ФН.

Если оборудование неисправно, не формирует фискальный признак чека и не передает данные о расчетах в налоговую, его следует срочно заменить.

4. Сменился пользователь ККТ.

Один накопитель не могут использовать два разных юрлица. При смене владельца, кассу с новым ФН нужно заново зарегистрировать в налоговой.

5. Изменения в законе.

Поправки в законодательстве могут наложить на организации обязанность по обновлению кассового оборудования.

Как узнать, что ФН пора заменить в связи с истечением срока?

1. На сайте ФНС или в личном кабинете ОФД. Информацию о сроке ФН можно уточнить в карточке регистрации кассы.
2. В онлайн-кабинете ККТ. Информацию об окончании срока службы накопителя можно увидеть в разделе «кассы».
3. В отчете кассы. Онлайн-касса может самостоятельно предупреждать о скором исчерпании ресурса. В отчете о закрытии кассовой смены можно увидеть строки «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена».

Компания, обслуживающая кассу, может заранее уведомлять клиентов о необходимости замены оборудования. Например, так делают в Бизнес.Ру.

Как заменить ФН?

Чтобы правильно заменить оборудование, нужно:

• удостоверится, что все фискальные документы переданы в ОФД;
• сформировать на онлайн-кассе «отчет о закрытии смены» и «отчет о закрытии ФН»;
• извлечь старый фискальный накопитель и установить новый, аккредитованный в ФНС, подходящий сфере бизнеса и СНО;
• перерегистрировать ККТ в налоговой;