Кассовый чек нужен для подтверждения покупки, возврата товара, гарантийного обслуживания и других операций. При утрате документа покупатели часто запрашивают его дубликат.
В статье расскажем, чем отличаются чек и копия чека, как сделать повторный документ и имеет ли он юридическую силу.
Что такое копия чека и зачем она нужна
Копия кассового чека – это повторно сформированный документ, содержащий те же сведения, что и первоначальный фискальный чек: сумму покупки, дату расчета и прочие обязательные реквизиты.
Важно понимать, чем отличаются оригинал и копия чека онлайн-кассы.
- Первичный фискальный документ формируется в момент оплаты, проходит фискализацию и передается через ОФД в ФНС.
- Копия воспроизводит уже существующие данные чека. Повторная отправка не создает новый документ и не приводит к повторной передаче сведений в налоговую.
Дубликат электронной копии чека можно найти в личном кабинете кассы или ОФД и при необходимости отправить покупателю повторно. Причины могут быть разными:
- чек покупки был случайно удален с электронной почты;
- покупатель указал неверный e-mail или номер телефона;
- письмо с чеком потерялось среди других сообщений;
- требуется оформить возврат товара;
- необходимо обменять покупку;
- нужно подтвердить право на гарантийный ремонт;
- требуется вернуть деньги за некачественно оказанную услугу;
- необходимо получить налоговый вычет;
- нужно подтвердить расходы для бухгалтерии;
- требуется отчитаться перед работодателем или другим лицом, по поручению которого была совершена покупка.
Имеет ли копия чека юридическую силу
В законе 54-ФЗ нет отдельного понятия «копия кассового чека» и не установлен ее юридический статус.
Несмотря на отсутствие отдельного определения в законе, электронные копии чеков содержат те же обязательные сведения, что и оригинальный чек оплаты. Поэтому они могут использоваться для подтверждения факта покупки, если оригинал утрачен.
Для возврата товара наличие оригинала не требуется. Согласно п. 4 ст. 26.1 Закона «О защите прав потребителей», покупатель вправе подтвердить покупку другими способами. Отсутствие кассового чека само по себе не лишает его права на возврат или обмен товара.
Если спор дойдет до суда, копия чека оплаты может рассматриваться как одно из доказательств совершения покупки наряду с:
- банковской выпиской;
- гарантийным талоном;
- сведениями из программы лояльности;
- показаниями свидетелей.
Дополнительным подтверждением служит то, что информация о фискальных документах хранится у ОФД и в памяти кассы. При необходимости можно провести проверку чека по его реквизитам через сервис от ФНС «Мои чеки онлайн».
Обязан ли продавец отправлять копию чека покупателю
Нет, обязанность продавца заключается в отправке фискального чека покупателю в момент расчета.
Если предприниматель направил чек на указанный клиентом e-mail или номер телефона, повторно выдавать его он не обязан. Например, продавец отправил электронную версию на корректную почту, но покупатель позже удалил письмо. В такой ситуации бизнес вправе отказать в отправке повторного чека.
Другая ситуация возникает, если получение чека не состоялось по вине продавца. Например, сотрудник ошибся при вводе адреса электронной почты или номера телефона. Тогда покупатель фактически не получил документ, который должен был быть ему передан. В этом случае продавцу следует повторно направить сведения о расчете.
Однако многие компании идут навстречу клиентам и помогают восстановить чек, чтобы избежать конфликтов и сохранить лояльность покупателей.
Мало чеков? Специальное предложение – 10 ₽ за чек. Оставьте заявку и менеджеры расскажут подробнее
Как сделать копию чека: инструкция
Сформировать копию кассового чека можно несколькими способами.
- Через личный кабинет облачной кассы
Как сделать копию чека на кассе? Один из самых удобных вариантов – использовать личный кабинет. Он открывает доступ к журналам продаж и архиву чеков.
Чтобы сделать копию чека оплаты, нужно открыть раздел с фискальными документами, найти нужную кассовую операцию и выбрать функцию просмотра чека.
Например, в личном кабинете Бизнес.Ру необходимо перейти в раздел «Чеки», выбрать нужный документ и открыть его. После этого можно воспользоваться функцией просмотра электронной версии. Электронная копия чека откроется в отдельной вкладке, откуда ее можно скачать или отправить повторно.
Стоит учитывать, что хранение чеков в личном кабинете кассы зависит от условий сервиса. У одних поставщиков данные доступны несколько месяцев, у других – дольше.
- Через личный кабинет ОФД
Все электронные копии чеков дополнительно хранятся у оператора фискальных данных. Если нужного документа нет в архиве кассы, его можно найти через личный кабинет ОФД.
Для этого нужно авторизоваться в кабинете оператора, воспользоваться поиском и открыть необходимый документ. После этого чек можно скачать, распечатать или повторно отправить покупателю.
Хранение чеков у оператора фискальных данных составляет не менее пяти лет, если иной срок не предусмотрен договором.
- Через 1С
Если учет расчетов ведется в 1С сделать копию чека можно напрямую в программе.
Бизнес может открыть список кассовых документов или журнал продаж, найти нужный фискальный документ и сформировать на кассе. Копию можно сохранить в электронном виде для отправки покупателю.
Таким способом можно получить дубликат чека, если сведения о продаже сохранились в учетной программе.
Точный порядок действий зависит от конфигурации 1С и версии программы.
Как пробивать электронные чеки в 1С – рассказали в статье
Главное
- Копия кассового документа содержит те же сведения, что и оригинал.
- Дубликат чека несет ту же юридическую силу, что и первоначальный экземпляр. Он может использоваться для подтверждения покупки, если кассовый документ утрачен.
- Если продавец корректно выполнил отправку чека, повторно предоставлять документ по требованию покупателя он не обязан.
- Как сделать копию чека: через личный кабинет кассы, ОФД или учетную программу, например 1С.
